Neues QM-System für Hydraulikspezialisten bringt Transparenz

„Echte Bewusstseinsbildung für die Managementsysteme“: Die Walter Stauffenberg GmbH sorgt mit der Einführung des softwarebasierten, integrierten Managementsystems ConSense IMS ENTERPRISE für eine transparente, effiziente Dokumentation und ebensolches Prozessmanagement. Sie erfüllt damit die QM-Normen ISO 9001, 14001, 50001 und 45001 sowie weitere Vorgaben. Das wirkt sich positiv auf die aktive Beteiligung der Beschäftigten an den Prozessoptimierungen in den Bereichen Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutz- und Energiemanagement aus – und unterstützt dadurch den bereichsübergreifenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Die Walter Stauffenberg GmbH & Co. KG – STAUFF Deutschland – wurde 1955 in Werdohl in Nordrhein-Westfalen gegründet. Sie ist Kern und Ausgangspunkt der globalen STAUFF Gruppe, die von hier aus im Laufe der Jahrzehnte zu einem international agierenden Unternehmensverbund gewachsen ist mit Niederlassungen in 18 Ländern und insgesamt rund 45 Standorten. STAUFF Deutschland hat außer der Unternehmenszentrale in Werdohl sechs weitere Standorte in Nordrhein-Westfalen und beschäftigt mehr als 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Hier entwickelt und produziert das Unternehmen sämtliche Komponenten hydraulischer Leitungssysteme, wie zum Beispiel Verschraubungen für Rohrleitungen, Armaturen und Kupplungen zur Verbindung von Schläuchen, außerdem Ventile, Filter, Messtechnik und weitere Komponenten. Berühmt geworden ist die Walter Stauffenberg GmbH Anfang der 1960er Jahre mit der Erfindung der „Stauff Schelle" aus grünem Polypropylen zur Befestigung von Rohr- und Schlauchleitungen in hydraulischen Anlagen. Bis dahin waren hierfür Schellen aus Metall der Standard, die sich unter den Vibrationen der Rohrleitungen ständig lösten und von „Schellentrupps" nachgezogen werden mussten. Die Schellen aus Polypropylen waren eine echte Revolution in der Hydraulik und STAUFF ist bis heute Weltmarktführer in dieser Produktgruppe.

Seit acht Jahren ist STAUFF Full Liner mit Produkten aus eigener Entwicklung und Herstellung und berät und beliefert Hersteller von mobilen und stationären hydraulischen Anlagen. Man findet STAUFF Produkte zum Beispiel in Kranen, Baggern, Mähdreschern, Kippladern oder im Bergbau. Beispiele für stationäre Anwendungen sind Papiermaschinen, Pressen, Stahlwerke, Windräder und viele weitere. Die Qualität der STAUFF Komponenten ist ein entscheidender Beitrag zur Leckagesicherheit mobiler oder stationärer hydraulischer Anlagen. STAUFF berät Hersteller bei der Konzeption der Leitungssysteme und bietet neben der Engineering- und Produktionskompetenz viele weitere, beispielsweise digitale Services.

Damit sich Kunden jederzeit auf die Qualität der Produkte verlassen können, betreibt das Unternehmen ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und setzt dafür eine QM-Software ein. „Nachdem wir im Laufe der Jahrzehnte strukturell und umsatzmäßig stark gewachsen sind, hatten unsere Audits der vergangenen Jahre jedoch gezeigt, dass die bis dahin bestehende Softwareanwendung nicht mehr zu unseren Ansprüchen passte. Wir haben uns eine Softwarelösung gewünscht, die State of the Art ist“, erklärt Dipl. Wirtsch.-Ing. Muhammet Ay, QHSE-Administrator im Unternehmen. An die passende Managementsystem-Software hatte STAUFF eine Reihe von Erwartungen: Die neue Lösung sollte eine systematische Dokumentation ermöglichen, mit der sich die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Prozessen und Dokumenten jederzeit transparent nachvollziehen lässt. Zudem sollten Schnittstellen und Wechselwirkungen unternehmensweit dargestellt werden können. Des Weiteren zählte zu den Anforderungen eine einfache Suchfunktion, die ein schnelles und einfaches Auffinden von Dokumenten ermöglicht, sowie eine transparente Zuordnung von Prozesskennzahlen. Insgesamt sollte die neue Lösung einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) durchgängig unterstützen.

Ein System, zwei Zugriffsmöglichkeiten

Auf der Messe Control im Jahr 2019 wurden die Verantwortlichen auf die ConSense GmbH aufmerksam. Das Aachener Unternehmen hat sich auf Softwarelösungen für das Qualitätsmanagement und für Integrierte Managementsysteme spezialisiert und kam in die engere Auswahl. „Wir haben dann unter sechs verschiedenen Anbietern eine Nutzwertanalyse durchgeführt, unter denen ConSense mit 96 von 100 Punkten die höchste Punktzahl erreicht hat und damit den Zuschlag erhielt“, so Muhammet Ay. STAUFF entschied sich für ConSense IMS ENTERPRISE. Die hochkonfigurierbare Softwarelösung eignet sich zum Aufbau eines akzeptierten, transparenten sowie leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Die ENTERPRISE-Version ist für Unternehmen mit komplexen Managementsystem- oder Ablaufstrukturen, mehreren anzuwendenden Normen oder weiteren Regelwerken entwickelt worden. Auch für komplexe Organisationsstrukturen mit mehreren Standorten sowie den internationalen und mehrsprachigen Einsatz ist sie optimiert. Sie lässt sich durch zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten und modulare Erweiterungen auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens abstimmen.

Die ConSense Software ist als Desktop-Anwendung sowie als Webanwendung für endgeräte- und betriebssystemunabhängige Managementsysteme erhältlich. Der Schellenproduzent für Fluidtechnik-Anwendungen wählte beide Lösungen – und damit auch zwei verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf das System: Die Nutzung erfolgt zielgruppenorientiert entweder über die lokal installierte ConSense Suite oder per Browser über die webbasierte Lösung ConSense PORTAL. Vorteilhaft an der Webanwendung ist der schnellere Roll-out sowie weniger Aufwand für Wartungen und Updates. Dabei steht die Lösung für höchste Datensicherheit. Beschäftigte können damit geräte- und ortsunabhängig auf alle Prozesse und Dokumente sowie weitere Inhalte ihres Managementsystems zugreifen. Beide ConSense Lösungen werden nun an allen deutschen Standorten des Unternehmens genutzt.

Einführungsprojekt in fünf Phasen

Ein Projektteam aus Projektleiter Muhammet Ay, QHSE-Administrator bei STAUFF, sowie Dipl.-Ing. Rüdiger Grewen, Leiter QHSE, und Stefan Baumbach, Teamleiter Qualitätssicherung, steuerte die Einführung. Darüber hinaus wurden alle Prozessverantwortlichen mit einbezogen, die für die verschiedenen Bereiche Key-User bestimmten und bei der Prozessdurchführung mitwirkten. Die Umsetzung fand in fünf Phasen statt. Der erste Schritt beinhaltete die Analyse, die aus der Definition der Anforderungen, der Sondierung der Anbieter sowie der Entscheidung der Geschäftsführung für die Lösung des Aachener Softwarehauses bestand. Im nächsten Step ging es um das Design: Die Ist-Aufnahme der Prozesse wurde vorbereitet, ein Kickoff-Meeting mit den Prozessverantwortlichen und Key-Usern gab den Startschuss zur Umsetzung und die Beteiligten wurden geschult. Danach stand im dritten Schritt die Realisierung an: Die Prozesslandschaft wurde gestaltet und die Prozesse aufgenommen. In intensiven Gesprächen und konstruktiven Diskussionen mit den Prozessverantwortlichen wurden die Prozesse ausgearbeitet und modelliert. Über einen integrierten Prozesseditor ermöglicht ConSense Software die schnelle und einfache grafische Abbildung der Unternehmensprozesse in Form von Flussdiagrammen, die sich entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen gestalten lassen. Das System bestand die anschließenden Tests der Phase vier, die auch weiterhin kontinuierlich den Betrieb begleiten. Und schließlich erfolgte im fünften Schritt der Roll-out von ConSense IMS ENTERPRISE. Die Einführung wurde parallel am „digitalen schwarzen Brett“ an die Beschäftigten kommuniziert. „Das gesamte Projekt wurde mit einem Projektplan koordiniert und überwacht. Nach jeder Phase haben wir unsere Geschäftsführung über die Ergebnisse informiert“, berichtet Muhammet Ay.

Automatische Informationsverteilung, transparente Änderungsverfolgung

Seit 2022 nutzen nun die Beschäftigten der deutschen Standorte von STAUFF ihr neues Integriertes Managementsystem. Es unterstützt das Unternehmen bei der Erfüllung der Vorgaben der Managementnormen ISO 9001:2015 (Qualität), ISO 14001:2015 (Umweltschutz), ISO 45001:2018 (Arbeitssicherheit) und ISO 50001:2011 (Energiemanagement). Das Managementsystem wird im Unternehmen angewendet für die Entwicklung, Herstellung, Vertrieb und Logistik von Befestigungssystemen für Rohre, Schläuche und Kabel, Filtersystemen und Filterelementen für fluide Medien, Druckmesssystemen, Hydraulikzubehör, Flansche, Rohrverschraubungen, Systemtechnik, Schnellverschlusskupplungen, gebogene und konfektionierte Rohrleitungen, Ventile und Schlaucharmaturen. Die Abbildung mehrerer Normen unter der einheitlichen ConSense Oberfläche vereinfacht dem Schellenhersteller nun das Management bei der Erfüllung der Vorgaben und schafft Synergien.

Bei der Anmeldung in ConSense IMS ENTERPRISE werden die Mitarbeitenden auf der personalisierten und individuell zusammengestellten Startseite direkt über jeweils anstehende Aufgaben, Änderungen und relevante Informationen benachrichtigt. Von hier aus geht es mit wenigen Klicks zu allen weiteren benötigten Informationen. Das System sorgt dafür, dass die Anwendenden immer direkt auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen. Zudem bietet es die Möglichkeit, alle Revisionsänderungen übersichtlich anzeigen zu lassen und damit transparent nachzuvollziehen. Mitarbeitende werden bei neuen oder revisionierten Elementen vom System automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Auf diese Weise sorgt das Unternehmen für einen einheitlichen Informationsstand seiner Beschäftigten. Zudem werden diese nicht mit Informationen „überschüttet“, sondern erhalten automatisiert nur solche, die für die jeweilige Rolle wirklich benötigt werden. Prüf- und Freigabeabläufe steuert das System durch Workflows und lenkt Dokumente automatisch auf vorgegebenem Weg durch das Unternehmen. „Dabei lässt sich der aktuelle Status jederzeit abrufen. So haben Verantwortliche in unserem Hause beispielsweise stets einen genauen Überblick, an welcher Station eines Freigabeprozesses sich das jeweilige Dokument gerade befindet und wessen Rückmeldung gegebenenfalls noch aussteht. Diese digitalen, automatisierten Workflows ließen sich mit der Software an die realen Abläufe in unserem Unternehmen anpassen“, so Muhammet Ay.

Erfolgreiche Suche dank „Tops und Flops“-Auswertung

Von der Einführung des neuen Managementsystems hat sich der Projektleiter eine Reihe von Arbeitserleichterungen in der täglichen Routine des Fluidtechnik-Zulieferers versprochen. Diese haben sich erfüllt: Die Software unterstützt eine übersichtliche, leicht handhabbare Gestaltung der Dokumentation und vereinfacht das Dokumentenmanagement des Unternehmens deutlich. Muhammet Ay schätzt ganz besonders die transparenten Freigabe- und Änderungsworkflows für Dokumente und Prozesse, die das System gut überschaubar darstellt. Die Mitarbeitenden im Betrieb profitieren von der praktischen Suchfunktion, die über Stichwort oder Volltexte funktioniert und mit der ConSense IMS ENTERPRISE ein schnelles und einfaches Auffinden von Dokumenten ermöglicht. Diese lässt sich immer weiter verbessern, erzählt Muhammet Ay: „Das System dokumentiert die eingegebenen Suchbegriffe. Wir werten dann ‚Tops und Flops‘ aus und können gegebenenfalls Schlagworte anpassen, damit unsere Mitarbeitenden noch besser zu den gewünschten Informationen gelangen.“

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