Von „null“ auf „zertifiziert“

Das neugegründete Unternehmen Weiss-Packaging implementiert ein Qualitätsmanagementsystem von Consense noch vor dem Produktionsstart. 

Als die familiengeführte Weiss-Gruppe das Unternehmen Weiss-Packaging auf der grünen Wiese neu errichtete, gewann sie erfahrene Fachkräfte aus der Faltschachtelindustrie, die Branchenwissen aus unterschiedlichen Unternehmen mitbrachten. Noch vor der Fertigstellung der Büros und der offiziellen Einweihung erlangte der Verpackungsanbieter im Februar 2023 die notwendige Hygiene-Zertifizierung.  

Den erfolgreichen Weg beschreibt Barbara Herbst, seit Mai 2022 mit an Bord für die Bereiche Qualitätsmanagement (QM) und Food Safety: „Wir standen vor der Aufgabe, ein Managementsystem für ein Unternehmen aufzubauen, das noch gar nicht besteht. Unsere Belegschaft hat Best Practices aus  verschiedenen ­Unternehmen der Branche eingebracht und unsere Aufgabe bestand darin, den goldenen Mittelweg für uns auszuarbeiten. Dazu haben wir die passende ­Software und Beratungsdienstleistung erworben.“ 

Modulares System 

Die Verantwortlichen entschieden sich für Consense IMS PROFESSIONAL der Aachener Consense GmbH, die sich auf Softwarelösungen für gelebte Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert hat. „An der Consense Software hat uns unter anderem die ‚Bodenständigkeit’ gefallen. Wir fanden die Lösungen sehr anwendungsfreundlich. Durch den modularen Aufbau kann man sich zudem das passende Paket zusammenschnüren“, meint Barbara Herbst, die den Aufbau des neuen Systems übernahm und damit die große Chance ergriff, ein Managementsystem zu kreieren, das sich den Anforderungen des neuen Unternehmens optimal anpasst. Als die Arbeit daran begann, besaß Weiss-Packaging allerdings noch nicht einmal eine eigene IT-Infrastruktur. Darum wurde zunächst die Hosting-Lösung von Consense genutzt und das System später zu Weiss-Packaging überführt. 

Doch womit anfangen, wenn man wirklich bei null startet? Mithilfe des Expertenteams der Consense GmbH, welches Weiss-Packaging im Aufbau unterstützte, wurde im ersten Schritt eine Organisationsstruktur im System angelegt. Die dazugehörige Schulung durch die Consense Profis half dabei, die Anforderungen des Unternehmens in die Sprache des Systems zu übersetzen, erzählt Barbara Herbst: „Wir haben zum Beispiel gelernt, was das System unter einer Stelle, einer Abteilung oder aber einer Gruppe versteht und konnten dann überlegen, welche Positionen wir im Unternehmen zukünftig haben werden, denn die waren noch gar nicht alle besetzt.“  

Rückblickend würde sie die gewählte Vorgehensweise unbedingt empfehlen: „Die Personen, welche die Schlüsselstellen im Unternehmen besetzen, saßen bei uns an einem Tisch, um zukünftiges Wording und die gewünschte Unternehmensstruktur ausführlich zu diskutieren. Denn wir haben unterschiedliche Erfahrungen aus anderen Unternehmen der Branche mitgebracht und verschiedene Begriffe für ein und dieselbe Sache benutzt. Hier mussten wir eine einheitliche Verwendung abstimmen, die schon bei der Benennung der Abteilungen beginnt. Im neuen System haben wir dann gleich ein Glossar mit Begriffen inklusive der zugehörigen Abkürzungen angelegt, damit jeder weiß, was gemeint ist und bei Bedarf nachschlagen kann. Dann haben wir uns überlegt, welche Strukturen, Prozesse und Dokumente wir für die ersten anstehenden Audits benötigen.“ 

Anwendungsfreundlich und flexibel 

Prozesse lassen sich in Consense IMS PROFESSIONAL unter anderem in Form von Flowcharts abbilden. Die integrierten Tools ermöglichen eine hohe Flexibilität bei der Darstellung. Abläufe lassen sich so festhalten, wie sie in der Realität im Unternehmen ablaufen. Jeder Prozessschritt kann im System mit den dazugehörigen Dokumenten verlinkt werden. Das erleichtert den Mitarbeitenden des Faltschachtelherstellers das Auffinden von Informationen, wie etwa Arbeitsanweisungen. Die Verantwortlichkeiten wurden den entsprechenden Personen eindeutig zugeordnet.  

„Bei der Prozessmodellierung haben wir versucht, uns nicht im Detail zu verlieren, sondern auf das Wesentliche zu konzentrieren. Gut war, dass sich auch spätere Änderungen problemlos im System vornehmen ließen, wenn wir festgestellt haben, dass der eingeschlagene Weg nicht optimal war. Denn das kommt bei einem solchen Neuaufbau öfter vor“, erzählt Barbara Herbst. 

Ein Feature, das der Qualitätsmanagerin die eigene Arbeit sehr erleichtert, ist die Erstellung einer Kopf- und Fußzeile, die das System bei sämtlichen Dokumenten automatisch vornimmt. Dabei werden unter anderem die Revisionen durchnummeriert. So ist jederzeit klar, welche Version eines Dokuments die aktuell gültige ist. Mitarbeitende greifen automatisch auf diese zu. Auf diese Weise lassen sich Fehler wie die Nutzung einer veralteten Fassung einer Arbeitsanweisung vermeiden.  

„Wir haben uns außerdem gewünscht, dass sämtliche von uns im System erstellten Formulare automatisch eine laufende Nummer erhalten. Diese habe ich zunächst händisch vergeben. Dabei können sich aber schnell Fehler einschleichen. Consense hat dann auch diesen Vorgang durch ein eigens für uns geschriebenes Plug-in automatisiert. Bei der erstmaligen Freigabe eines neuen Formulars wird nun vom System die Nummer vergeben. Dass sich bei Consense IMS PROFESSIONAL Standardisierung durch individuelle Programmierungen ergänzen lässt, fanden wir sehr hilfreich. Denn alles, was uns in dieser Zeit des Neuaufbaus, in der man so viel bedenken muss, den Arbeitsalltag erleichtert und Fehlern vorbeugt, nehmen wir gerne mit.“ 

Zertifizierung schnell erlangt 

Inzwischen läuft die komplette Dokumentation des Qualitätsmanagements bei Weiss-Packaging über das softwarebasierte Integrierte Managementsystem. Ausgewählte Module ergänzen die Basisversion. So nutzt der Faltschachtelhersteller unter anderem das Consense Auditmanagement, das die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Audits erleichtert. Es unterstützt mit übersichtlichen Zeitplänen die Terminüberwachung und benachrichtigt Verantwortliche automatisch bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen.  

Planung, Ergebnisse und Auswertungen lassen sich als strukturierte Listen und übersichtliche Diagramme abrufen. Durch eine Verknüpfung mit dem Modul Consense Maßnahmenmanagement werden die aus den Audits entstandenen Aufgaben den entsprechenden Personen zur Bearbeitung zugewiesen, deren Ausführung überwacht und dokumentiert. Das wichtige Hygiene-Audit im Februar 2023 durchlief Weiss-Packaging problemlos, erzählt Barbara Herbst: „Unsere Auditorin war sehr zufrieden und hat unser Managementsystem gelobt. Aus meiner Sicht hätten wir die Zertifizierung ohne die Hilfe von Consense nicht in diesem kurzen Zeitraum erlangt.“ 

Für schnelle und transparente interne Abläufe setzt Weiss-Packaging unter anderem auf Consense FORMS. Mit dem elektronischen Formularmanagement lassen sich auch ohne spezielle IT-Kenntnisse intelligente und dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Diese werden online ausgefüllt und nach einem strukturierten Workflow an die entsprechenden Stellen weiterverteilt, bearbeitet und archiviert. „Gemeinsam mit Consense haben wir ein FORMS-Formular erstellt, welches unser Reklamationsmanagement managen soll. Zukünftig will ich die Formulare selbst schreiben. Als Nächstes habe ich eines zur Auswertung unserer Kennzahlen geplant“, erzählt Barbara Herbst. 

Arbeitsalltag vereinfachen 

Damit das frisch erstellte Managementsystem stets auf aktuellem Stand ist, wird bei Weiss-Packaging in regelmäßigen Abständen überprüft, ob das, was ins System aufgenommen wurde, mit den tatsächlichen Abläufen im Arbeitsalltag übereinstimmt. Dazu nutzt das Unternehmen die automatische Wiedervorlage des Systems, um Dokumente oder Prozesse in regelmäßigen Abständen auf Aktualität zu überprüfen.  

„Der Check lohnt sich. Schon nach dem ersten Betriebsjahr sind wir bei der Überprüfung auf Dokumente gestoßen, die wir gar nicht verwendet haben. Diese wurden gleich ‚entrümpelt’, um unser System aktuell zu halten“, so die QM-Verantwortliche. Im Rückblick auf die Einführung des Integrierten Managementsystems in einem nur sehr kurzen Zeitraum zieht sie ein positives Fazit: „Wir haben sehr viel Hilfestellung und Unterstützung von Consense erhalten, so dass wir mit erfolgreicher Hygiene-Zertifizierung umgehend die Produktion starten konnten.“ 

Bilder: Weiss-Packaging